« Les archives sont l’ensemble des documents quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (L 211-1 du Code du patrimoine modifié par la loi du 15 juillet 2008, art. 1 et art. 2).
- Les archives sont la propriété des communes et des EPCI
Les archives sont la propriété des communes et des EPCI (art. L 212-6 du Code du patrimoine et art. L 1421-3 à L 1421-6 du Code Général des Collectivités Territoriales). A ce titre, elles sont inaliénables (toute vente est impossible) et imprescriptibles (elles ne peuvent perdre leur caractère public). Une exception existe, elle concerne les registres d’état civil et le cadastre qui sont la propriété de l’Etat.
- La conservation des archives
Les communes et les EPCI doivent assurer la conservation et la mise en valeur de leurs archives. L’article L 211-2 du Code du Patrimoine précise que « La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. » La conservation des archives dans de bonnes conditions est nécessaire pour assurer la gestion courante, la justification des droits et obligations et pour la sauvegarde de la mémoire.
Le dépôt des archives anciennes aux Archives Départementales par les communes de moins de 2000 habitants est obligatoire. Les documents concernés sont : les registres d’état civil de plus de 120 ans, les plans et registres cadastraux ayant cessé d’être en usage depuis 30 ans ainsi que les autres documents de plus de 50 ans.
Les communes qui en expriment le souhait et si les conditions de conservation le permettent peuvent demander une dérogation pour conserver leurs archives anciennes. Elle est accordée par le préfet après avis favorable du directeur des Archives Départementales.
- Frais de conservation des archives
Les frais de conservation des archives communales vont de l’achat de boîtes à archives à la restauration de documents. Ils font partie des dépenses obligatoires des communes (art. L 2321-2 du Code Général des Collectivités Territoriales).
- Responsabilité civile et pénale des maires et présidents d’EPCI
Les maires des communes et les présidents des établissements publics de coopération intercommunale sont responsables civilement et pénalement des archives. Tout détournement, soustraction ou destruction d’archives est puni d’une peine de 3 ans d’emprisonnement et de 45000 € d’amende (art. L 214-3 du Code du patrimoine).
- Le procès-verbal de récolement
Le Code du patrimoine dans ses articles L 212-6 et L 212-6-1 ainsi que l’article 4 de l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives des communes précisent qu’à chaque élection ou changement de maire l’obligation est faite aux communes de réaliser un récolement de leurs archives. Le président d’un EPCI n’est pas soumis à cette obligation mais il est souhaitable de procéder également au récolement des archives à chaque élection d’un nouveau président. Le procès-verbal de récolement se compose de deux documents : le procès-verbal et une annexe.
- Contrôle scientifique et technique des Archives Départementales
Le directeur des Archives Départementales est chargé du contrôle scientifique et technique des archives dans le département. Il s’assure notamment de la sécurité des documents et de la mise en valeur du patrimoine archivistique. Il est le seul à pouvoir délivrer le visa préalable à toute destruction de documents publics d’archives.
- La communication et la consultation des archives au public
Les archives publiques sont communicables à tous (art. L 213-1 du Code du patrimoine). La consultation de ces documents est soumise à certaines conditions : elle est gratuite, elle se fait sur place et sous la surveillance d’un agent.
Des restrictions à la communication des archives existent. Certains documents ne sont communicables qu’au-delà de certains délais et des documents peuvent être incommunicables. Les délais de communicabilités sont fixés par la loi (art. L 213-2 du Code du Patrimoine).
Il convient de rappeler qu’en application de l’article 36 de la loi « Informatique et Libertés » et l’article 213-2 du code du patrimoine, les données personnelles ne peuvent être conservées qu’en raison de leur utilité administrative ou parce qu’elles présentent un intérêt scientifique, statistique ou historique.
