Mission “Archives”

Le service archives du CDG11

 

Le conseil d’administration du Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de l’Aude (CDG11) lors de sa réunion du 18 décembre 2012 a voté à l’unanimité la création d’un service archives dans le cadre de ses missions facultatives.  En effet, en vertu de l’article 25 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée, les collectivités affiliées auprès du CDG11 peuvent bénéficier de la mise à disposition d’archivistes.

L’intervention des archivistes du CDG11 permet donc d’accompagner les collectivités dans la mise en œuvre d’une meilleure organisation de leurs archives nécessaire à la gestion courante de leurs services, à la justification des droits et à la préservation de l’histoire de la collectivité.

Parallèlement, les Archives Départementales de l’Aude assurent toujours le contrôle scientifique et technique du travail effectué par les archivistes mis à disposition des collectivités.

Mission du service archives

Le service archives du CDG11 peut assurer pour les collectivités les actions suivantes :

 

  1. Tri, classement, conditionnement et cotation des archives selon la règlementation en vigueur ;
  2. Préparation des éliminations et rédaction de bordereaux d’élimination des archives ;
  3. Élaboration d’un instrument de recherche (ou inventaire des archives)
  4. Initiation et sensibilisation des services municipaux aux techniques d’archivage.

Comment faire appel au service archives du CDG11 ?

Les collectivités et les établissements publics peuvent demander l’intervention du service archives en téléchargeant le formulaire de demande de diagnostic (documents à télécharger). Les archivistes du CDG11 interviennent sur place pour réaliser un diagnostic des archives (état des lieux, évaluation du volume d’archives à traiter, évaluation du nombre de jours d’intervention).

 

La collectivité dispose d’un délai de 3 mois à compter de l’établissement du diagnostic pour prendre une délibération et signer la convention.

 

L’assemblée délibérante intéressée vote donc une délibération permettant la signature d’une convention avec le CDG11 formalisant ainsi la mise à disposition de son service archives et les modalités d’intervention.

Quelques informations utiles sur les archives

  • Définition des archives

« Les archives sont l’ensemble des documents quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (L 211-1 du Code du patrimoine modifié par la loi du 15 juillet 2008, art. 1 et art. 2).

 

  • Les archives sont la propriété des communes et des EPCI

Les archives sont la propriété des communes et des EPCI (art. L 212-6 du Code du patrimoine et art. L 1421-3 à L 1421-6 du Code Général des Collectivités Territoriales). A ce titre, elles sont inaliénables (toute vente est impossible) et imprescriptibles (elles ne peuvent perdre leur caractère public). Une exception existe, elle concerne les registres d’état civil et le cadastre qui sont la propriété de l’Etat.

 

  • La conservation des archives

Les communes et les EPCI doivent assurer la conservation et la mise en valeur de leurs archives. L’article L 211-2 du Code du Patrimoine précise que « La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. » La conservation des archives dans de bonnes conditions est nécessaire pour assurer la gestion courante, la justification des droits et obligations et pour la sauvegarde de la mémoire.

 

  • Dépôt des archives

Le dépôt des archives anciennes aux Archives Départementales par les communes de moins de 2000 habitants est obligatoire. Les documents concernés sont : les registres d’état civil de plus de 150 ans, les plans et registres cadastraux ayant cessé d’être en usage depuis 30 ans ainsi que les autres documents de plus de 100 ans.

Les communes qui en expriment le souhait et si les conditions de conservation le permettent peuvent demander une dérogation pour conserver leurs archives anciennes. Elle est accordée par le préfet après avis favorable du directeur des Archives Départementales.

 

  • Frais de conservation des archives

Les frais de conservation des archives communales vont de l’achat de boîtes à archives à la restauration de documents. Ils font partie des dépenses obligatoires des communes (art. L 2321-2 du Code Général des Collectivités Territoriales).

 

  • Responsabilité civile et pénale des maires et présidents d’EPCI

Les maires des communes et les présidents des établissements publics de coopération intercommunale sont responsables civilement et pénalement des archives. Tout détournement, soustraction ou destruction d’archives est puni d’une peine de 3 ans d’emprisonnement et de 45000 € d’amende (art. L 214-3 du Code du patrimoine).

 

  • Le procès-verbal de récolement

Le Code du patrimoine dans ses articles L 212-6 et L 212-6-1 ainsi que l’article 4 de l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives des communes précisent qu’à chaque élection ou changement de maire l’obligation est faite aux communes de réaliser un récolement de leurs archives. Le président d’un EPCI n’est pas soumis à cette obligation mais il est souhaitable de procéder également au récolement des archives à chaque élection d’un nouveau président. Le procès-verbal de récolement se compose de deux documents : le procès-verbal et une annexe.

 

  • Contrôle scientifique et technique des Archives Départementales

Le directeur des Archives Départementales est chargé du contrôle scientifique et technique des archives dans le département. Il s’assure notamment de la sécurité des documents et de la mise en valeur du patrimoine archivistique. Il est le seul à pouvoir délivrer le visa préalable à toute destruction de documents publics d’archives.

 

  • La communication et la consultation des archives au public

Les archives publiques sont communicables à tous (art. L 213-1 du Code du patrimoine). La consultation de ces documents est soumise à certaines conditions : elle est gratuite, elle se fait sur place et sous la surveillance d’un agent.

Des restrictions à la communication des archives existent.  Certains documents ne sont communicables qu’au-delà de certains délais et des documents peuvent être incommunicables. Les délais de communicabilités sont fixés par la loi (art. L 213-2 du Code du Patrimoine).

Il convient de rappeler qu’en application de l’article 36 de la loi « Informatique et Libertés » et l’article 213-2 du code du patrimoine, les données personnelles ne peuvent être conservées qu’en raison de leur utilité administrative ou parce qu’elles présentent un intérêt scientifique, statistique ou historique.

Sites Internet utiles

Le site des Archives de France  https://francearchives.fr/  permet de consulter les lois et les textes normatifs s’appliquant aux archives.

 

Le site des Archives Départementales de l’Aude http://audealaculture.fr/archives

 

Le Code du patrimoine est consultable notamment son  livre II entièrement consacré aux archives sur le site www.legifrance.gouv.fr.

 

Le site de la Commission d’accès aux documents administratifs www.cada.fr et  le site de la Commission nationale informatique et des libertés www.cnil.fr donnent des informations sur les délais de communicabilité des archives.

 

L’application @docs conçue par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) https://francearchives.fr/@docs/ recense une centaine de typologies documentaires organisées par catégories de documents (permis de construire, acte d’état civil, …) et thématiques (environnement, urbanisme, santé, …). L’application indique si le document est consultable, les textes de référence, les recours si l’accès est refusé, et les démarches à entreprendre.

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