Pourquoi et comment éliminer les archives ?
Des éliminations régulières d’archives sont à organiser non seulement pour le gain de place qu’elles permettent mais également pour garantir une meilleure gestion des archives. L’élimination des archives publiques est autorisée seulement sous certaines conditions. Seuls peuvent être détruits, les documents dont la durée d’utilité administrative (D.U.A) , c’est-à-dire la période minimale pendant laquelle un document ne peut être éliminé, a expiré. Cette D.U.A est variable selon les documents (Cf. tableau ci-dessous).
|
Type de documents |
Durée d’utilité administrative (DUA) |
| Factures |
10 ans |
| Demande d’emploi sans suite |
2 ans |
| Demande et autorisation de congés |
2 ans |
| Offres non retenues (marchés publics) |
5 ans |
| Demande de renseignement d’extrait d’acte (état civil) |
1 an |
| Déclaration d’intention de commencement de travaux (D.I.C.T) |
1 an |
Pour rappel, la D.U.A débute toujours à la date de clôture du dossier Par exemple, si la D.U.A des factures est de 10 ans cela signifie que les factures de l’année 2019 pourront être éliminées en 2030.
Toute destruction d’archives est soumise à l’autorisation préalable des Archives départementales. Un bordereau d’élimination doit être rédigé. Celui-ci énumère l’ensemble des documents proposés à la destruction. Le bordereau d’élimination doit être signé par l’autorité territoriale, puis envoyé aux Archives départementales qui accordent un visa d’élimination autorisant la destruction matérielle des documents par incinération ou broyage.
Pour vous aider dans la réalisation de vos éliminations règlementaires, vous pouvez télécharger la fiche pratique sur l’élimination des archives.
Pour plus d’information, vous pouvez contacter le service archives par courriel à l’adresse suivante archives@cdg11.fr ou par téléphone au 04 68 77 87 73.