01 Oct Les registres communaux d’alerte et de protection des populations en cas de crise exceptionnelle
Les registres communaux d’alerte et de protection des populations en cas de crise exceptionnelle
Les situations d’urgence (inondation, canicule, incident nucléaire, épidémie…) nécessitent l’utilisation de moyens d’alerte et de protection des populations par les autorités compétentes.
Pour faciliter l’information et l’assistance aux personnes en danger, les maires peuvent constituer des registres nominatifs, qui ne doivent pas être prétextes à la constitution de « fichiers de population ».
La CNIL rappelle les règles applicables.
Deux types de registres nominatifs, intégrés dans des dispositifs d’alerte et d’information des populations, peuvent légalement être établis au sein des communes :
- au titre de leurs obligations en matière de participation au « plan départemental d’alerte et d’urgence au profit des personnes âgées et handicapées en cas de risques exceptionnels » (par exemple en cas de canicule), les maires doivent obligatoirement tenir un registre dédié à ces personnes et encadré par les dispositions du code de l’action sociale et des familles ;
- au titre de leur responsabilité en matière de sécurité des administrés, les maires peuvent décider d’intégrer dans leur « plan communal de sauvegarde », prévu par le code de la sécurité intérieure et organisant la gestion des situations potentielles de crise au regard des risques connus, la possibilité pour la commune d’utiliser un registre plus général, recensant des informations relatives aux personnes résidant sur son territoire.
La constitution des registres nominatifs : objectifs et conditions d’inscription
Les registres obligatoires « plan d’alerte et d’urgence »
Depuis 2004, les représentants de l’État dans les départements et présidents des conseils départementaux doivent arrêter conjointement « un plan d’alerte et d’urgence au profit des personnes âgées et des personnes handicapées en cas de risques exceptionnels ».
Les maires ont, quant à eux, l’obligation d’établir un registre nominatif des personnes concernées par ce plan du fait de leur âge ou de leur état de santé, résidant à domicile dans leur commune et ayant manifesté leur souhait d’y figurer.
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L’inscription sur ces registres doit résulter d’une démarche volontaire, émanant de la personne concernée ou d’un tiers agissant pour son compte. Leur finalité exclusive est de permettre l’intervention ciblée des services sanitaires et sociaux en cas de mise en œuvre, sous l’autorité du préfet, du plan départemental d’alerte et d’urgence : organisation de contacts périodiques avec les personnes inscrites afin de leur apporter les conseils et l’assistance nécessaires. |
Personnes et données concernées
Les personnes résidant à leur domicile et pouvant être inscrites sur le registre nominatif sont :
- les personnes âgées de 65 ans et plus ;
- les personnes de plus de 60 ans reconnues inaptes au travail ;
- les personnes adultes handicapées bénéficiant de l’allocation aux adultes handicapés (AAH), de la prestation de compensation, de la carte mobilité inclusion, d’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé ou d’une pension d’invalidité servie au titre d’un régime de base de la Sécurité sociale ou du Code des pensions militaires d’invalidité et des victimes de guerre.
Les inscriptions sont fondées sur ces seuls éléments objectifs. Le maire ne dispose pas d’un pouvoir d’appréciation et, s’agissant d’un système déclaratif, n’a pas à exiger de pièces justificatives de l’appartenance à l’une ou l’autre des catégories cibles.
Le registre doit comprendre des informations relatives à la demande d’inscription (date et, si nécessaire, identité et qualité du tiers demandeur), ainsi qu’à la personne concernée :
- les noms, prénoms et la date de naissance ;
- la situation au titre de laquelle elle est inscrite sur le registre nominatif ;
- l’adresse, numéro de téléphone ;
- si cela est nécessaire, les coordonnées du service intervenant à domicile et la personne à prévenir en cas d’urgence.
Seules ces informations peuvent figurer dans ce registre obligatoire « plan d’alerte et d’urgence ». Elles pourront toutefois être complétées d’autres éléments, à l’initiative des personnes concernées, dans le cadre de l’éventuel dispositif complémentaire d’alerte et d’information mis en place par le maire.
L’information sur l’existence du registre et l’enregistrement des demandes d’inscription
Le maire a l’obligation d’informer les habitants de sa commune de la mise en place du registre nominatif, de sa finalité et des conditions d’inscription. Pour ce faire, il peut employer tous les moyens appropriés à sa disposition et procéder à des actions ciblées auprès des personnes vulnérables, notamment en s’appuyant sur les acteurs locaux intervenant auprès de celles-ci et susceptibles de relayer l’information :
- publiquement, via une page dédiée sur le site web, des panneaux lumineux dans les rues, des affiches dans les commerces et les services publics de proximité, un encartage dans le journal municipal, une conférence de presse ou encore une distribution de prospectus dans les boîtes aux lettres ;
- plus individuellement, par l’envoi de courriers/courriels individuels à partir de données figurant dans des fichiers préexistants et mobilisables, comme le fichier de communication municipale ou la liste électorale (un tri peut être réalisé à partir des dates de naissance des électeurs, qui doivent être informés de la source des données ayant permis de les contacter), ou dans des fichiers ayant pour objet l’accompagnement de personnes âgées et/ou handicapées (ex. : fichier municipal de gestion des repas des seniors, fichiers sociaux du centre communal d’action sociale (CCAS), du département, de la Maison départementale des personnes handicapées (MDPH), etc.).
| L’utilisation de fichiers préexistants, par les personnes habilitées à y accéder (personnel de la commune ou de l’acteur local détenant les données), ne peut servir qu’à procéder à l’information des personnes sur l’existence du registre (pas d’inscription automatique). |
L’inscription sur le registre nominatif est opérée à tout moment, dès la déclaration de la personne concernée ou, après justification de sa qualité, de son représentant légal. La demande peut être effectuée de différentes façons : renseignement d’un formulaire dédié, enregistrement au numéro d’appel prévu à cet effet, appel téléphonique ou courrier postal ou électronique.
Des inscriptions à la demande de tiers (particuliers, professionnels de santé, partenaires associatifs ou institutionnels de la commune, etc.), présentées obligatoirement par écrit, sont autorisées, sous réserve que les personnes concernées ne s’y soient pas opposées. Les tiers doivent ainsi avoir informé ces dernières préalablement au dépôt de la demande effectuée pour leur compte.
| Dans tous les cas (inscription sollicitée par la personne concernée ou, pour son compte, par un tiers), le maire doit adresser sous 8 jours à l’intéressé un accusé de réception l’informant qu’à défaut d’opposition de sa part, la réception de cet accusé vaut confirmation de son accord pour figurer sur le registre. |
Au stade de la collecte, et à l’occasion de l’envoi de l’accusé de réception, il est nécessaire de mentionner l’identité du responsable de traitement et les coordonnées du délégué à la protection des données, la finalité exclusive du registre et sa base légale, le caractère facultatif de l’inscription, la durée de conservation des données, la possibilité d’être radié à tout moment sur demande, les catégories de destinataires des données et l’existence des droits, notamment ceux d’accès et de rectification.
Les éventuels recensements de données complémentaires dans le cadre du plan communal de sauvegarde
Conformément aux dispositions du code de la sécurité intérieure, le plan communal de sauvegarde définit, au regard des risques connus d’ordre naturel, technologique et sanitaire, l’organisation mise en place par la collectivité ainsi que les moyens à sa disposition pour assurer l’alerte et la protection de la population en cas d’évènements de sécurité civile.
À l’initiative du maire, ce plan peut ainsi prévoir, aux côtés d’autres outils mobilisables lors de situations de crise (recours à des sirènes, mégaphones et aux moyens de communication des médias locaux ; utilisation des données de l’annuaire universel ; diffusion par les opérateurs de télécommunications, sur décision et demande du 1er ministre ou du représentant de l’Etat dans le département, de messages d’alerte conformément aux dispositions du code des postes et communications électroniques ; etc.), la tenue d’un fichier de données nominatives se rapportant aux habitants de la commune, destinés à les avertir de façon individuelle et à faciliter leur assistance.
Ces informations vont pouvoir concerner non seulement les personnes en situation de vulnérabilité particulière précédemment évoquées, mais encore toute autre personne résidant sur le territoire communal et ayant un intérêt à figurer dans le dispositif (ex. : personnes dont l’habitation est située sur une zone inondable).
Tout recensement de données complémentaire à celui opéré dans le cadre et les conditions prévus par le CASF (élargissement du champ des personnes et des données concernées) doit intervenir dans le respect des dispositions du RGPD.
À cet égard, compte tenu de la logique adoptée par le législateur pour les registres « plan d’alerte et d’urgence », et pour éviter la création de fichiers de population non prévus par la loi (le recensement exhaustif et permanent, par une commune, des coordonnées de ses habitants ne repose sur aucun texte), il est souhaitable que les collectivités alimentent leur registre sur la base de démarches volontaires des intéressés.
La mise à disposition de formulaires d’inscription permettra aux communes de recueillir, en plus de données de contact, des informations utiles à une prise en charge adéquate des personnes et dont la collecte peut être subordonnée au recueil d’un consentement explicite (ex. : données relatives aux capacités physiques des personnes).
Ces données devront toutefois être strictement proportionnées par rapport à l’objectif poursuivi, consistant à apporter une assistance personnalisée aux intéressés. Ainsi, le recueil d’informations relatives à l’état de santé, aux conditions de vie et éventuelles difficultés sociales devra être nécessairement justifié et strictement limité au besoin d’en connaître par les services d’aide.
La conservation des registres : exactitude et sécurité des données
La mise à jour des données
Le maire doit prendre toutes les précautions utiles pour garantir l’exactitude des données. La mise à jour régulière de celles-ci permettra d’assurer le respect des dispositions du RGPD comme l’efficacité du dispositif.
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En complément de la prise en compte des demandes de rectification et de suppression effectuées par les personnes concernées de leur propre initiative (ex. : déménagement hors ou au sein de la commune), ou par l’autorité préfectorale en charge de la mise en œuvre du plan d’alerte et d’urgence, il est recommandé au maire de rappeler annuellement à ces dernières, par l’envoi d’un message dédié, la nécessité de le tenir informé de tout changement relatif à leur situation. |
La sécurité des données
Les données recensées dans les registres communaux d’alerte et de protection des populations doivent être recueillies, conservées et utilisées dans des conditions garantissant leur intégrité, leur disponibilité et leur confidentialité.
Ainsi, s’agissant du registre « plan d’alerte et d’urgence », elles ne peuvent être consultées que par les agents chargés du recueil des informations, sous la responsabilité du maire, et de la mise en œuvre du plan, sous l’autorité du représentant de l’État dans le département (à Paris, il s’agira du préfet de police).
Le maire peut décider de confier, en tout ou en partie, la tâche du recueil des données au centre communal d’action sociale, à un centre local d’information et de coordination ou à une autre instance extra-municipale. Dans tous les cas, les personnes habilitées à traiter les informations en cause devront avoir été clairement identifiées.
À sa demande, les données sont communiquées au préfet qui pourra à son tour transmettre celles-ci, en tout ou en partie, aux personnels qu’il aura désignés des autorités et services chargés de l’organisation et de la coordination des interventions à domicile.
Toutes les personnes accédant aux données contenues dans ce registre sont tenues au secret professionnel.
S’agissant de l’éventuel registre complémentaire établi sous la responsabilité du maire, les données ne devront être communiquées, dans la limite de leurs besoins, qu’aux personnels, structures identifiées dans le plan communal de sauvegarde et mobilisables à l’occasion de son déclenchement. Ces destinataires (services internes, partenaires institutionnels et/ou privés) devront avoir été préalablement portés à la connaissance des personnes concernées.
