01 Sep La communication de renseignements sur les administrés par les collectivités : à qui et à quelles conditions ?
La communication de renseignements sur les administrés par les collectivités : à qui et à quelles conditions ?
En principe, les collectivités territoriales ne sont pas habilitées à communiquer à des tiers les données personnelles qu’elles détiennent. Néanmoins, vous devez communiquer certaines de ces données en vertu de dispositions législatives et réglementaires.
Ainsi, certaines autorités ont le pouvoir d’exiger des organismes la transmission de documents ou de renseignements pouvant comprendre des données personnelles : ce sont des « tiers autorisés », autorités publiques ou administrations autorisées par un texte à recevoir des informations personnelles.
Les organismes concernés par une demande d’un tiers autorisé peuvent rencontrer des difficultés pour concilier l’obligation d’y répondre tout en veillant au respect des règles de protection des données personnelles, en particulier sur l’exigence de confidentialité.
Les outils de la CNIL pour aider les organismes à répondre aux demandes de communication de données personnelles
Afin de les accompagner dans ces démarches, la CNIL met à disposition :
- un guide pratique, qui présente les problématiques que peut rencontrer le responsable de traitement et les points de vigilance lors du traitement d’une demande de communication de données personnelles ;
- un recueil des principales procédures listant les acteurs susceptibles de demander la communication de données personnelles.
Le guide pratique « tiers autorisés »
Ce guide pratique contient les points à vérifier avant toute réponse à une demande d’un tiers autorisé, notamment :
- l’obtention d’une demande de communication écrite précisant le fondement légal de la demande ;
- le contrôle de la qualité du tiers autorisé à l’origine de la demande ;
- la vérification que le périmètre de la demande respecte les dispositions légales invoquées (notamment lorsque celles-ci écartent ou rappellent l’obligation de respect d’un secret professionnel) ;
- l’application de mesures de confidentialité afin de sécuriser l’échange ;
- la conservation d’une traçabilité des échanges et des vérifications réalisées.
Le recueil des principales procédures
La CNIL a élaboré un tableau décrivant près d’une centaine de procédures, parmi les plus courantes, susceptibles d’être mises en œuvre par les tiers autorisés.
La majorité du contenu du recueil a fait l’objet d’échanges avec les administrations concernées afin de veiller à l’exactitude des informations données. Il est néanmoins conseillé, lors de l’instruction d’une demande d’un tiers autorisé, de vérifier systématiquement toute modification des textes sur Légifrance.
Télécharger les outils :
Pour aller plus loin :
Consultez sur le site Internet de la CNIL > les fiches pratiques pour les collectivités territoriales