02 Jan Nouvelle année : adoptez les bons réflexes en matière de recrutement et ne collectez que les données nécessaires
Nouvelle année : adoptez les bons réflexes en matière de recrutement et ne collectez que les données nécessaires
Dans le cadre d’un processus de recrutement, le recruteur est amené à collecter, consulter, conserver, communiquer ou encore supprimer des données à caractère personnel sur les candidats.
Les traitements de données à caractère personnel déployés par les recruteurs, doivent être conformes aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et de la Loi Informatique et Libertés (LIL).
L’application du principe de minimisation lors du processus de recrutement
Conformément aux dispositions de l’article 5 du RGPD, il convient de respecter certains principes relatifs au traitement de données à caractère personnel.
Ces données doivent notamment être « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (principe de minimisation des données).
Ainsi, le recruteur doit respecter le principe de minimisation des données. Seules les données adéquates, pertinentes et strictement nécessaires à la sélection du candidat au poste donné et au déroulement de l’entretien d’embauche peuvent être collectées.
Quelles sont les données qu’un recruteur peut demander à un candidat ?
Dans le cadre de la procédure de recrutement, les informations demandées doivent avoir pour seule finalité d’apprécier la capacité du candidat à occuper le poste proposé ou de mesurer ses aptitudes professionnelles.
Les informations demandées doivent permettre d’identifier le candidat le plus adapté au poste à pourvoir et de vérifier les compétences (savoir-faire, savoir-être, connaissances…) et les qualifications requises pour le poste (diplômes et titres) ; avec pour objectif de valider ou non une candidature.
Il est essentiel pour le recruteur de veiller au respect de la vie privée du candidat et d’écarter toute question ne relevant pas du contexte professionnel.
Pour résumer, les informations collectées par un recruteur peuvent être relatives à :
- l’identification du candidat ;
- l’expérience professionnelle du candidat ;
- la formation du candidat ;
- l’évaluation des aptitudes et compétences du candidat.
En pratique, ces informations figurent au sein du curriculum vitae, de la lettre de motivation et le cas échéant, sont obtenues à travers des recommandations professionnelles fournies à l’appui de la candidature et / ou de tests réalisés par le recruteur.
Quels sont les justificatifs qu’un recruteur peut demander à un candidat ?
Lors des processus de recrutement, des justificatifs sont fréquemment demandés au candidat pour attester de la réalité des expériences passées, des diplômes obtenus, des qualités et compétences invoquées dans le curriculum vitae.
Toutefois, certains justificatifs peuvent comporter des mentions non pertinentes pour le recruteur et que le candidat ne souhaiterait pas légitimement dévoiler.
Ainsi, la collecte des justificatifs doit aussi suivre une logique de minimisation.
| EXEMPLE DE BONNE PRATIQUE |
| Pour attester de l’expérience professionnelle du candidat, le recruteur peut demander un certificat de travail délivré par un précédent employeur, afin de confirmer l’existence de la relation de travail, sa durée, la nature du contrat et la nature du poste occupé. |
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EXEMPLE DE MAUVAISE PRATIQUE |
| Un bulletin de paie ne devrait pas être demandé au candidat. En effet, il contient de nombreuses informations non pertinentes pour apprécier l’aptitude de la personne à occuper le poste proposé (montant du salaire, exercice du droit de grève…). La collecte est donc disproportionnée et incompatible avec les exigences légales. Toutefois, le candidat peut transmettre un bulletin de paie de sa propre initiative, pour attester son niveau de rémunération en occultant les informations non pertinentes. |
À quel moment collecter les données ?
Les besoins du recruteur évoluent au cours de l’avancée du processus de recrutement. Il convient ainsi de distinguer deux phases :
⇒ La phase de sélection : pendant laquelle le recruteur collecte les données lui permettant de s’assurer des compétences et des qualités professionnelles du candidats (curriculum vitae, lettre de motivation, lettres de recommandation);
⇒ La phase de conclusion du contrat : pendant laquelle le recruteur doit, pour répondre à ses obligations légales, effectuer diverses démarches administratives et collecter des données nécessaires à la formalisation du contrat de travail (coordonnées bancaires, numéro de sécurité sociale, justificatif de domicile, coordonnées de personnes à prévenir en cas d’urgence).
Pour aller plus loin consultez :
⇒Le guide du recrutement de la CNIL
⇒Tous les contenus de la CNIL sur le recrutement
En cas de doute sur la conformité de vos pratiques de recrutement avec la protection des données, n’hésitez pas à solliciter votre délégué à la protection des données !