01 Juin COMMENT CONCILIER LES DURÉES DE CONSERVATION ET LES ARCHIVES ?
COMMENT CONCILIER LES DURÉES DE CONSERVATION ET LES ARCHIVES ?
Les données à caractère personnel doivent être conservées pour la durée de leur utilité.
Mais une même donnée peut avoir parfois plusieurs utilités successives ce qui implique donc des durées de conservation différentes.
Le cycle de vie des données à caractère personnel peut se décomposer en trois phases successives :
1 – les données sont en cours d’utilisation (dossier « en cours ») ;
2 – les données sont mises de côté (le dossier est réglé) ;
3 – les données sont archivées (le dossier est réglé et archivé).
1ère phase : l’utilisation courante ou « base active » qui correspond à la durée d’utilisation courante (DUC)
C’est la durée d’utilisation courante des données ou, autrement dit, la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif du traitement (par exemple l’établissement d’un acte d’état civil, la gestion d’un bénéficiaire d’une prestation, l’inscription aux activités périscolaires, etc.).
Durant cette phase, les données sont généralement accessibles quotidiennement aux agents, selon leurs fonctions, au sein des services opérationnels (chargés de l’état civil, du cadastre, des établissements scolaires, etc.).
Il appartient au responsable du fichier de définir cette durée et de la respecter.
Exemple d’utilisation courante : le classeur de factures en cours, accessible dans une armoire fermée à clé.
2e phase : l’archivage intermédiaire qui correspond à la durée d’utilisation administrative (DUA)
Après leur utilisation, les données personnelles peuvent parfois être conservées dans une base d’archivage intermédiaire, distincte de la base active, avec accès restreint, dans la mesure où :
- il existe une obligation légale de conservation de données pendant une durée fixée ;
- en l’absence d’obligation de conservation, ces données présentent néanmoins un intérêt administratif, notamment en cas de contentieux, justifiant de les conserver le temps des règles de prescription/forclusion applicables.
Ces données ne peuvent plus être utilisées par les services opérationnels : elles sont désormais conservées dans un but précis et ne sont accessibles que de façon restreinte.
Ces données peuvent par exemple être archivées sur un support de conservation dédié avec des accès restreints aux seules personnes ayant un intérêt à en connaître en raison de leurs fonctions (par exemple le service juridique).
Exemple d’archivage intermédiaire : il s’agit d’un dossier clos de marché public, qui est susceptible de faire l’objet d’un recours.
3e phase : l’archivage définitif
Certaines données et documents présentant un intérêt historique doivent pouvoir être conservées et archivées, dans les conditions fixées par le code du patrimoine.
Il est recommandé de les conserver sur un support physique indépendant n’autorisant qu’un accès distinct, ponctuel et précisément motivé auprès d’un service spécifique seul habilité à les consulter (par exemple, la direction des archives lorsqu’elle existe).
Afin de vous renseigner sur vos obligations en matière d’archivage définitif, vous pouvez vous rapprocher des services d’archives concernés (dans la plupart des cas pour les communes les services d’archives départementales ou les services archives des centres de gestion).
Exemple d’archivage définitif: Il s’agit des registres de l’État Civil de la commune.
Pour aller plus loin :