L’article 4 de l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives des communes précise qu’à chaque élection ou changement de maire l’obligation est faite aux communes de réaliser un récolement de leurs archives. Le président d’un EPCI n’est pas soumis à cette obligation mais il est souhaitable de procéder également au récolement des archives à chaque élection d’un nouveau président.
Le récolement se présente sous la forme d’un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune qui formalise le transfert de responsabilité des archives entre le maire sortant et le maire élu. Ce procès-verbal est accompagné d’une annexe qui répertorie l’ensemble des documents d’archives conservés en mairie. Il s’agit généralement d’une liste sommaire recensant les principaux documents historiques (registres de délibérations, registres d’état civil, cadastre) lorsque les archives de la commune ne sont pas répertoriées et d’un relevé plus précis lorsque la commune a procédé au classement des ses archives.
Le récolement permet de sécuriser le maire sur la bonne gestion de ses archives mais il est aussi un outil d’information sur la situation des archives à un moment donné (conditions de conservation, volume conservé, gestion des fonds, etc… ).
Le procès-verbal de récolement est obligatoirement rédigé en 3 exemplaires :
– 1 exemplaire est conservé par le maire sortant,
– 1 exemplaire est versé aux archives de la commune,
– 1 exemplaire est transmis aux Archives départementales territorialement compétentes qui exercent le contrôle scientifique et technique sur les archives communales au nom de l’Etat.
Cadre législatif et règlementaire :
Code général des collectivités territoriales, art. L 2321-2
Code du patrimoine, art. L 212-6 et L 212-6-1
Arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives des communes modifié
Circulaire DGP/SIAF/2019/009 du 1er décembre 2019 : préconisations relatives au récolement des archives communales à effectuer suite aux élections municipales des 15 et 22 mars 2020
Pour vous aider dans l’établissement du procès-verbal de décharge et de prise en charge de votre commune vous pouvez télécharger la fiche pratique sur les archives et les élections.
Pour plus d’informations, vous pouvez contacter le service archives par courriel à l’adresse suivante archives@cdg11.fr ou par téléphone au 04-68-77-87-73.