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Informations CORONAVIRUS – Covid 19

Note de la DGAFP | Organisation, fonctionnement et prise en charge - Points de vigilance | Organisation des accueils et de l’occupation des bâtiments | Plan de Continuité d’Activité (PCA)

 

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Période exceptionnelle et consignes nationales, en veillant :

‐        À la mise en œuvre immédiate des recommandations gouvernementales.

‐        À la continuité des services publics essentiels.

Dispositions nécessitant une mobilisation collective et individuelle de tous.

La prévention est l’affaire de tous.

 

Direction Générale de l’Administration et de la Fonction Publique (DGAFP)

 

Note à l’attention des collectivités territoriales et de leurs établissements publics en leur qualité d’employeur public

Résumé :

  • Il appartient au ministre de la santé de prendre les mesures d’urgence en cas de menace sanitaire grave, dont des mesures d’isolement.
  • L’employeur territorial doit accompagner les mesures de prévention, notamment celles d’isolement, d’éviction et de maintien à domicile et placer en conséquence l’agent dans une position régulière.
  • A cet effet, lorsque le télétravail est possible, l’employeur territorial doit mettre en place les mesures en facilitant l’accès.

Lorsque le télétravail n’est pas envisageable, il appartient à l’autorité territoriale de placer l’agent concerné dans une situation régulière au regard de son obligation de service (octroi d’une autorisation spéciale d’absence ou, pour les agents publics éligibles à ce dispositif, congé maladie assorti des garanties prévues par le décret n° 2020-73 du 31 janvier 2020 portant adoption de conditions adaptées pour le bénéfice des prestations en espèces pour les personnes exposées au coronavirus).

 

Organisation, fonctionnement et prise en charge - Points de vigilance

Consignes sanitaires et d’hygiène :

‐        Pour tous les agents, un respect strict des consignes sanitaires et d’hygiène (mise en œuvre des mesures barrières, éloignement d’un mètre de tous les contacts, etc.) doit être observé.

‐        Être attentif à la situation des collègues vulnérables (éventuellement en lien avec la médecine du travail ou préventive).

‐        Relayer les recommandations du Ministère des Solidarités et de la Santé sur la conduite à tenir pour les personnes de retour d’une zone de circulation du virus.

‐        Au regard de l’évolution de la situation, il est nécessaire de rechercher des informations actualisées sur le site du Gouvernement : https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus.

 

Organisation interne :

‐        En tant qu’employeur, adapter les recommandations gouvernementales à son organisation.

Aménagements des conditions de travail des agents présents dans le sens des préconisations nationales.

‐        Remontée d’informations relatives à l’état des présents et des absents.

‐        Identifier les agents les plus exposés, puis déterminer leurs modalités de protection (protocole, équipement…) et de prise en charge (isolement, maintient au domicile…).

‐        Communiquer aux agents les mesures organisationnelles de prévention.

‐        Mise en œuvre de mesures spécifiques d’organisation des services (révision des modalités d’accueil du public, temps de travail, télétravail, renforcement des mesures d’hygiène et de nettoyage, restriction des réunions internes et externes, etc.) pour assurer une continuité de service tout en garantissant l’application des préconisations nationales :

  • Limiter tout fonctionnement collectif et les déplacements, les réunions et les rassemblements dans des espaces communs.
  • L’accueil des usagers doit être poursuivi, mais dans des modalités différentes, comme en privilégiant les canaux téléphonique et courriel et en limitant l’accueil physique au strict nécessaire (urgence, etc.).
  • Mettre en œuvre les préconisations de distanciation sociale (réduction des réunions, report des déplacements, etc.).
  • Renforcement des mesures d’hygiène et de nettoyage (modalités d’occupation des bâtiments (limitation des réunions, moindre occupation des lieux collectifs, etc.)).

‐        Pour les agents de retour d’une zone de circulation, intégrer ces préconisations dans l’organisation du travail : mesures d’hygiène, port de masques chirurgicaux, réduction des contacts avec des tiers, télétravail dans la mesure du possible, etc.

 

Plans de continuités d’activités :

‐        Maintenir le service public en revoyant l’organisation et ses contours.

‐        Travailler un plan de continuité des services et ses modalités de mise en œuvre, afin de prioriser les missions pour les usagers.

Plans de continuités d’activités qui définissent les missions prioritaires, les organisations spécifiques et les protocoles particuliers de prise en charge des usagers (réorganisation des missions, potentielles réaffectations temporaires sur les tâches prioritaires….

‐        En tant qu’agent public, chaque agent peut être amené à exercer d’autres missions, dans d’autres services, et sur un temps de travail revu, pour assurer la continuité du service public.

 

En pratique, dans les structures :

Communiquer ces mesures aux agents, pour renforcer la prévention et les gestes barrières.

Pour les professionnels occupant des postes d’accueil de public, de soins et de nursing, mettre à leur disposition, dans la mesure du possible, des solutions hydroalcooliques ainsi que des lingettes biocides de désinfection des surfaces.

Renforcer le nettoyage des surfaces de travail, y compris les claviers d’ordinateurs, souris, téléphone, etc. et porter une attention particulière aux postes de travail partagés.

Privilégier l’entretien des locaux par des méthodes de nettoyage humide : recommander le balayage humide et éviter l’utilisation des aspirateurs.

Organiser l’entretien des locaux avant le début de la journée de travail des agents.

Veiller à ce que les équipements de protection individuelle soient bien individuels et non partagés, en respectant leurs conditions d’utilisation (temps d’utilisation, ajustement…).

Cette recommandation est essentielle pour les EPI respiratoires dans tous les secteurs d’activité, notamment le secteur technique.

Pour mémoire, le port des masques de protection respiratoire de type chirurgical n’a pas d’intérêt dans le cadre professionnel ; ce type de masque n’est indiqué que pour le patient présentant des symptômes respiratoires.

Cependant pour les personnels soignants qui ne pourraient pas être équipés de masque de protection de type FFP2, le port double du masque de type chirurgical est préconisé, à savoir un masque porté par le patient présentant des symptômes respiratoires et un masque porté par le soignant.

Cette conduite à tenir est également conseillée pour les interventions des secouristes auprès de victimes présentant des symptômes respiratoires.

Si un agent est contaminé (cas confirmé) : que doit faire l’employeur ?

Procéder au nettoyage des locaux : un délai de latence pour intervenir est souhaitable, les coronavirus pouvant probablement survivre 3 h sur des surfaces sèches.

Équiper les personnes en charge du nettoyage des sols et surfaces avec port d’une blouse à usage unique, de gants de ménage (le port de masque de protection respiratoire n’est pas nécessaire du fait de l’absence d’aérosolisation par les sols et surfaces) et veiller à l’élimination de ces équipements dans des sacs bien hermétiques ;

Entretien des sols - Privilégier une stratégie de lavage-désinfection humide :

‐        Nettoyer les sols et surfaces avec un bandeau de lavage à usage unique imprégné d’un produit détergent,

‐        Rincer à l’eau du réseau d’eau potable avec un autre bandeau de lavage à usage unique,

‐        Laisser sécher.

 

Pour en savoir plus :

Organisation des accueils et de l’occupation des bâtiments

Dispositions en matière d’accueil général des publics et d’occupation des bâtiments, en cohérence avec les objectifs de maintien des services publics et de non-propagation du virus.

  • L’organisation de l’accueil des publics,
  • Les règles d’occupation des bâtiments,
  • Le renforcement des mesures d’hygiène et les protocoles de nettoyage.

 

  1. 1. Révision des modalités d’accueil des usagers
  2. a. Principes généraux

Les modalités d’accueil au sein des services évoluent au regard des restrictions de contacts sociaux initiées par les recommandations nationales.

Pistes

‐        Accueil physique :

Missions prioritaires définies par la direction, en privilégiant les réunions sur RV, ou dans les situations d’urgence évaluées par l’encadrement.

‐        Accueil téléphonique et courriels :

Chacun doit s’organiser pour maintenir une continuité de réponse sur les accueils téléphoniques et courriels.

‐        A noter :

Une vigilance doit être observée dans le maniement des documents et des colis.

L’usager est invité à transmettre les documents par la poste ou à les déposer dans les boîtes extérieures prévues à cet effet.

 

Les réunions non essentielles au fonctionnement des services sont à reporter ou à organiser différemment (privilégier le téléphone ou la visio-conférence par exemple).

Les réunions organisées par les extérieures sont à annuler ou à reporter.

 

  1. b. Modalités opérationnelles

Recommandations sanitaires :

-     Maintien d’une distance d’1 mètre minimum entre l’agent d’accueil et l’usager accueilli,

-     Port du masque obligatoire pour les usagers présentant des symptômes (nécessite d’approvisionner les accueils et d’avoir une série de masques à disposition à la suite d’une évaluation des besoins).

-     Nettoyage régulier de la banque d’accueil avec les lingettes désinfectantes mises à disposition.

-     Roulement pour un lavage des mains réguliers dans les sanitaires et mise à disposition de solutions hydroalcooliques dès approvisionnement.

Les points d’accueil nécessaire

-     Limiter et filtrer le nombre de personnes dans le bâtiment, en s’assurant que les usagers reçus le sont soit sur rendez-vous confirmé par les services, soit pour participer à une réunion nécessaire au bon fonctionnement des services (nécessité de leur communiquer la liste).

-     Assurer l’information des usagers via un renforcement du dispositif d’accueil téléphonique et courriel, institué pour le Coronavirus.

-     Ne pas oublier l’association des agents de sécurité aux nouvelles modalités d’accueil :

  • Fouilles visuelles des sacs pour le respect des distances de sécurité,
  • Demande systématique si venue liée à un rendez-vous ou une réunion programmée.

 

Dispositions adaptées à chaque service.

Communication auprès des usagers et des agents.

Des affichages devront être prévus à cet effet, en complément d’une information sur le site internet.

 

  1. 2. De nouvelles mesures d’occupation des locaux et des véhicules à respecter

Le respect des mesures barrières et de distanciation sociale (1 mètre minimum entre les personnes) doit être intégré dans l’organisation et l’utilisation des locaux.

Il est donc nécessaire d’appliquer strictement les consignes d’utilisation des salles de réunion.

Pour ce qui concerne l’utilisation des bureaux, il convient de minimiser l’occupation collective des bureaux et de privilégier les bureaux seuls lorsque cela est possible, notamment avec la réaffectation temporaire des bureaux vides du fait des agents absents.

Pour l’utilisation des véhicules de services :

‐        Kit de nettoyage spécifique avec un mode opératoire.

‐        Nombre restreint de véhicules mis à disposition.

‐        Il est rappelé que les déplacements doivent être réduits et se concentrer sur les missions prioritaires.

Enfin, pour les accueils d’usagers sur rendez-vous, il est nécessaire d’identifier un nombre restreint de bureaux d’accueil et de permanence pour permettre un protocole de nettoyage défini et systématique après chaque rendez-vous.

  1. 3. Renforcement des protocoles d’hygiène et de nettoyage

Priorité aux espaces partagés et ceux recevant du public.

 

  1. a. Définition des sites et lieux prioritaires de nettoyage

Au sein de chaque bâtiment, des lieux prioritaires de nettoyage devront être déterminés, avec les mesures suivantes :

-     Un nombre limité de salles de réunion (1 seule salle suivant les services et les bâtiments…) resteront ouvertes pour permettre un nettoyage régulier :

-     Pour les accueils d’usagers sur rendez-vous, identification d’un nombre restreint de bureaux d’accueil et de permanence avec protocole de nettoyage défini et systématique après chaque rendez-vous.

 

  1. b. Les protocoles de nettoyage renforcés

Selon un échéancier rapide :

‐        Renforcement des points de vigilance - Nettoyage systématique des espaces partagés :

  • Sanitaires (désinfection régulière avec un tableau d’indication de passage), salles de réunions, poignées des portes d’entrées collectives, rambarde d’escaliers, banques d’accueils, salles d’attentes après chaque visite, etc.
  • Vigilance dans les bureaux occupés sur : poignée, bureau, table de travail, écran, clavier, téléphone.
  • Utilisation de produits désinfectants prioritairement.

‐        Mise en œuvre si nécessaire des protocoles spécifiques COVID 19 avec les dotations spécifiques (gants, blouses), en cas de cas confirmés ou suspectés.

‐        Les horaires de travail relatifs à l’entretien ménager seront adaptés pour assurer une présence continue.

Les éléments organisationnels (horaires, équipes du matin et équipe de l’après-midi, établissement de plannings…) seront portés à la connaissance des agents concernés.

‐        Pour les bureaux accueillant du public, protocole spécifique de nettoyage : passage deux fois par jour des équipes ménages et mise à disposition de lingettes désinfectantes individuelles pour un nettoyage après chaque passage.

‐        Mesures d’hygiènes individuelles des bureaux : nettoyage régulier des claviers, souris, bureaux. Mise à disposition de lingettes ou de produits en spray pour les agents (dispositif en cours d’étude en fonction des possibilités d’approvisionnement).

 

Plan de Continuité d’Activité (PCA)

  1. 1. Définition du Plan Continuité d’Activité :

Les collectivités territoriales et leurs établissements publics assurent la gestion de services d’intérêt généraux.

Le plan de continuité d’activité (PCA) permet à une collectivité de fonctionner en situation de crise en mode dégradé.

Les PCA doivent organiser :

  • Les missions essentielles de services publics et les autres missions classées par ordre de priorité ;
  • Les méthodes et mesures de protection du personnel ;
  • L’information et la communication des agents et des usagers ;
  • La limitation autant que possible de la propagation du virus au sein de la collectivité.

 

  1. 2. Les missions clefs à maintenir

Afin d’analyser les besoins en ressources humaines et prioriser les missions devant être assurées en toutes circonstances, la collectivité doit identifier les ressources nécessaires à la continuité du ou (des) service(s) ainsi que les missions clés à maintenir et la manière dont elles comptent les maintenir.

Il s’agira donc de s’interroger pour savoir quoi maintenir et comment (liste non exhaustive) :

Ordures ménagères : ramassage et élimination ;

Distribution d’eau potable et assainissement ;

Sécurité publique : police municipale avec inflexion des missions (par ex, réduire la surveillance du stationnement) ;

Prise en charge des personnes âgées ou dépendantes à travers le service d’aide à domicile, Portage des repas ;

Accueil du public et état civil (assurer une permanence) ;

Facturation et paiement des salaires ;

Services funéraires ;

Entretien et désinfection au quotidien des locaux utilisées ;

Service Départemental d’Incendie et de Secours (SDIS11).

  1. 3. Missions ou services à réduire ou suspendre, dans le respect des directives gouvernementales ou préfectorales
  • Ecoles primaires et maternelles (collèges, lycées, crèches …), garderies et périscolaire ;
  • Transports collectifs (réduction et protection du personnel) ;
  • Manifestations sportives et culturelles ;
  • Procédures intéressant le stationnement des gens de voyages.

 

  1. 4. Pour organiser ses services en ces périodes très exceptionnelles, la collectivité doit prendre en compte plusieurs dispositifs possibles ou paramètres :

Le travail à domicile (télétravail) ;

L’utilisation des réseaux sociaux afin de l’imiter les contacts et déplacements (création d’un groupe de travail sur WhatsApp, Skype, téléconférence, etc.) ;

La constitution de plusieurs équipes de travail qui doivent rester les mêmes tout au long de la pandémie (les équipes ne doivent pas se croiser, organiser les horaires de prise de fonction) ;

Constitution d’équipes de réserve avec les moyens de protections adaptés à la situation ;

L’acquisition de produits d’hygiène, de masques et tenues de protection en quantité suffisante.

Rappel : Tous les agents doivent rester à la disposition de leur collectivité.

 

  1. 5. Toutes les méthodes et mesures de protection des personnels doivent être explorées :

Il est nécessaire d’identifier les agents les plus exposés au virus et déterminer les modalités particulières de leur protection par des mesures d’isolement, d’éviction et de maintien à domicile.

Mesures générales à mettre en place dans les collectivités :

  • Les agents doivent prendre soin de leur sécurité ainsi que la sécurité de leurs collègues ;
  • Communiquer ces mesures aux agents, pour renforcer la prévention et les gestes barrières ;
  • Réduire autant que possible les contacts entre les personnes (collègues et publics) ;
  • Pour les agents occupant des postes d’accueil du public, mettre à leur disposition, dans la mesure du possible, des solutions hydroalcooliques et/ou du savon, ainsi que des masques et gants de protection ;
  • Ventiler les locaux et renforcer la désinfection des surfaces à l’aide de lingettes, y compris claviers d’ordinateurs, souris, téléphone. Porter une attention particulière aux postes de travail partagés ;
  • Respecter le temps d’utilisation des masques (environ 4H) ;
  • Privilégier l’entretien des locaux par des méthodes de nettoyage humide : recommander le balayage humide et éviter l’utilisation des aspirateurs ;
  • Organiser l’entretien des locaux avant le début de la journée de travail des agents ;
  • Nettoyer les mains après avoir utilisé des gants.

Si un agent est contaminé (cas de forte suspicion ou cas confirmé) : que faire ?

Isoler l’agent, le signaler, appliquer le protocole de protection (fournir un masque et des gants à l’agent) et communiquer les coordonnées des services de santé.

Equiper les personnes en charge du nettoyage des sols et surfaces avec port d’une blouse à usage unique et de gants de ménage.

Veiller à l’élimination de ces équipements dans des sacs hermétiques.

Procéder au nettoyage des locaux : un délai de latence pour intervenir est souhaitable, les coronavirus pouvant probablement survivre plus de 3h sur des surfaces sèches.

Méthode d’Entretien des sols : Privilégier une stratégie de lavage désinfection humide.

 

Afin de vous aider dans l'élaboration de votre plan de continuité d'activité, nous mettons à votre disposition l'outil excel ci-dessous développé par le CDG 29.

Outil : Plan de continuité d'activité cliquez >ici<

Reproduction et diffusion de ce document avec l’aimable autorisation du Centre de Gestion du Finistère – www.cdg29.bzh

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