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Quelques informations utiles

Quelques informations utiles sur Les archives communales et intercommunales

 

 

  • Définition des archives

« Les archives sont l’ensemble des documents quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçu par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (L 211-1 du Code du patrimoine modifié par la loi du 15 juillet 2008, art. 1 et art. 2).

  • Les archives sont la propriété des communes et des EPCI

Les archives sont la propriété des communes et des EPCI (art. L 212-6 du Code du patrimoine et art. L 1421-3 à L 1421-6 du Code Général des Collectivités Territoriales). A ce titre, elles sont inaliénables (toute vente est impossible) et imprescriptibles (elles ne peuvent perdre leur caractère public). Une exception existe, elle concerne les registres d’état civil et le cadastre qui sont la propriété de l’Etat.

  • La conservation des archives

Les communes et les EPCI doivent en assurer la conservation et la mise en valeur. L’article L 211-2 du Code du Patrimoine  précise que « La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. » La conservation des archives dans de bonnes conditions est nécessaire pour assurer la gestion courante, la justification des droits et obligations et pour la sauvegarde de la mémoire.

  • Dépôt des archives

Le dépôt des archives anciennes aux Archives Départementales par les communes de moins de 2000 habitants est obligatoire.  Les documents à déposer sont les registres d’état civil de plus de 150 ans, les plans et registres cadastraux ayant cessé d’être en usage depuis 30ans ainsi que les autres documents de plus de 100 ans.

Les communes qui en expriment le souhait et si les conditions de conservation le permettent peuvent demander une dérogation pour conserver leurs archives anciennes. Elle est accordée par le préfet après avis favorable du directeur des Archives Départementales.

  • Frais de conservation des archives

Les frais de conservation des archives communales vont de l’achat de boîtes à archives à la restauration de documents. Ils font partie des dépenses obligatoires des communes (art. L 2321-2 du Code Général des Collectivités Territoriales).

  • Responsabilité civile et pénale des maires et présidents d’EPCI

Les maires des communes et les présidents des établissements publics de coopération intercommunale sont responsables civilement et pénalement des archives. Tout détournement, soustraction ou destruction d’archives est puni d’une peine de 3 ans d’emprisonnement et de 45000€ d’amende (art. L 214-3 du Code du patrimoine).

  • Le procès-verbal de récolement

Le maire est soumis à une obligation particulière le récolement.  Au moment des élections municipales, la responsabilité des archives est transférée au maire nouvellement élu par le maire sortant. Il s’agit d’un procès-verbal de décharge (pour le maire sortant) et de prise en charge (pour le maire entrant) des archives auquel est joint un état sommaire ou détaillé des archives communales. Il est fait en 3 exemplaires (1 au maire sortant, 1 aux Archives Départementales et 1 pour la commune).

  • Contrôle scientifique et technique des Archives Départementales

Le directeur des Archives Départementales est chargé du contrôle scientifique et technique des archives dans le département. Il s’assure notamment de la sécurité des documents et de la mise en valeur du patrimoine archivistique. Il est le seul à pouvoir délivrer le visa préalable à toute destruction de documents publics d’archives.

  • La communication des archives au public

Les archives publiques sont communicables à tous (art. L 213-1 du Code du patrimoine). La consultation de ces documents est soumise à certaines conditions comme par exemple la justification de l’identité ou la consultation des documents sur place et sous la surveillance d’un agent. Des restrictions à la communication des archives existent par exemple pour l’état civil. Les délais de communicabilités sont fixés par la loi (art. L 213-2 du Code du Patrimoine). La communication d’archives peut également être impossible en raison du mauvais état des documents.

  • Sites Internet  utiles

Le site des Archives de France  www.archivesdefrance.culture.gouv.fr permet de consulter les lois et les textes normatifs s’appliquant aux archives.

Les Archives Départementales de l’Aude www.aude.fr

Le Code du patrimoine est consultable notamment son  livre II entièrement consacré aux archives sur le site www.legifrance.gouv.fr.

Le site  de la Commission d’accès aux documents administratifs www.cada.fr et  le site de la Commission nationale informatique et des libertés www.cnil.fr donnent des informations sur les délais de communicabilité des archives.

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